Elf stappen, en wat er per stap te automatiseren valt
Volledig automatiseerbaar zijn: het inlezen en normaliseren van de saldibalans, het koppelen aan RGS en de wettelijke posten, het berekenen van subtotalen en het balansverschil, het overnemen van vergelijkende cijfers uit de vorige jaarrekening, het opstellen van de verloopoverzichten van vaste activa en eigen vermogen, het samenstellen van de deponeringsversie op basis van de grootteklasse en het genereren van het SBR/XBRL-bestand.
Gedeeltelijk automatiseerbaar zijn: de grondslagenparagraaf (de tekst volgt uit de aanwezige posten, maar stelselkeuzes zijn van u), het bestuursverslag (structuur en kerncijfers automatisch, strategie en vooruitzichten van u) en de risicoparagraaf.
Niet automatiseerbaar is de oordeelsvorming over waardering, voorzieningen, afwaarderingen, gebeurtenissen na balansdatum en continuïteit. Dat is precies het werk waarvoor u tijd wint door de rest weg te automatiseren.
Waar de tijd in gaat zitten — en waar hij vandaan komt
In de praktijk gaat bij een kleine BV het merendeel van de doorlooptijd niet op aan denken, maar aan overtypen en aansluiten: cijfers van vorig jaar in de vergelijkende kolom, dezelfde bedragen nogmaals in de toelichting, en na elke correctie het hele document nalopen op verwijzingen die niet meer kloppen. Eén nagekomen factuur betekent dan handmatig langs vijf plaatsen in het document.
Bij een dynamisch opgebouwd document verdwijnt die kosten-na-correctie: u wijzigt de post, en balans, toelichting, kengetallen, bestuursverslag en XBRL bewegen mee. Dat is wat automatisering hier concreet oplevert — niet zozeer de eerste versie, maar elke versie daarna.
Van saldibalans naar deponering in vier stappen
1. Saldibalans inlezen
De AI herkent de structuur van uw export uit Exact, Twinfield, AFAS, Visma, SnelStart of een ander pakket en controleert of de balans in evenwicht is.
2. Mapping voorstellen
Elke rekening krijgt een voorgestelde RGS-code en wettelijke post; twijfelgevallen worden apart voorgelegd in plaats van stilzwijgend gekoppeld.
3. Genereren
Balans, W&V, toelichting en — waar verplicht — het bestuursverslag worden opgesteld, met bedragen die gekoppeld blijven aan de bron.
4. Beoordelen & deponeren
U beoordeelt de beslispunten, stelt vast en exporteert de pdf plus een gevalideerd SBR/XBRL-bestand voor de KvK.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd bespaart automatisering van de jaarrekening?
Dat hangt af van de omvang en de kwaliteit van de administratie. De grootste winst zit niet in de eerste versie maar in de correctierondes: bij dynamisch gekoppelde bedragen werkt één wijziging automatisch door in balans, toelichting, kengetallen en XBRL.
Kan ik het hele jaarwerk automatiseren?
Nee. Waardering, voorzieningen, gebeurtenissen na balansdatum en de continuïteitsbeoordeling vragen een oordeel van het bestuur (art. 2:362 en 2:384 BW). Het overige, repeterende werk is grotendeels te automatiseren.
Lees ook
Klaar voor uw jaarrekening?
Jaarrekening.io lanceert binnenkort. Meld u nu aan voor vroege toegang en stel uw jaarrekening op conform Titel 9 BW2 — van saldibalans tot KvK-deponering.
Vroege toegang aanvragen →